紫色的风
吹着你跳动的心

Gmail、Slack、Zoom和更多--新毕业生和其他职场人士的技术规则

你得到了一个学位和一份新工作。恭喜你!这是一个令人兴奋的时刻。这是一个令人兴奋的时刻,但你应该知道工作和学校是非常不同的,特别是在人们如何使用技术方面。

你很可能熟悉像Zoom和Gmail这样的工具,但你如何使用它们在工作中更有影响。你的教授并不负责你能赚多少钱,他们也不会在你的工作进展中出现。即使在多年来最热门的初级工人就业市场中,这里的错误也会产生影响。

许多领域的通信需求比以往任何时候都要大,现在一些工人更经常地在家。而这些要求对那些刚刚开始工作或职业的人来说是最沉重的。

我在大流行期间找到了一份新工作,我可以理解。当你在厨房的桌子上工作时,结识同事或让高层领导看到你的工作是很困难的。因此,这里有一个关于在现代远程工作场所发送电子邮件、信息和视频聊天的入门指南。

给人留下深刻印象
你已经展示了获得工作所需的所有技能,这很好。哈佛大学本科生的职业顾问、一本针对早期职业人士的畅销自助书的作者戈里克-吴说,为了发展你的职业并在公司内成长,你需要被看到和听到。他说,对于初学者来说,你应该。

注意首选的沟通方式。第一天,问:最好的联系方式是什么?电子邮件?打电话?不要给你的老板发短信,除非他们先给你发短信。”每个经理都会有不同的偏好,只要问一下就表明你渴望做出贡献,”吴先生说。

经理们似乎有一个共同的偏好,吴先生称之为 “捆绑和升级”。不要在10个独立的公报中提出10个问题–在接近你的经理之前将它们集中起来。

在视频电话中,早到晚走。”吴先生说:”在最重要的人出现之前,总有一段尴尬的时间,每个人都在急切地等待有人打破僵局。这可能是一个社交的好时机。在结束时的逗留也能带来回报。小组中有人可能想留在电话里聊天。

研究内部目录。吴先生说,不要只看你的团队。在各办公室和团队中寻找,记下名字和头衔,并在LinkedIn上做研究。”他说:”寻找共同点。”你们是否有共同的朋友、学校或爱好?”

对于那些可以亲自工作的人,如果他们的组织使用未分配的座位(又称办公桌),他建议选择靠近公共区域的座位。”他建议:”靠近行动。

虚拟会议专家
Zoom、Microsoft Teams、Google Meet、Webex和Bluejeans是一些更广泛使用的视频会议平台。找出你的公司所部署的平台,并提前为你的桌面和移动设备下载应用程序,然后在你必须参加真正的会议之前,尝试一次测试会议。

视频游戏平台Roblox的大学招聘经理Peggy Hsu建议,新员工在开会时默认打开摄像头,以建立与同事的联系。不要忘了穿上衣服,至少从腰部以上。

你要确保你看起来和听起来都很棒。为你的网络摄像头增加一点高度,并在你的脸上打上灯光,会有很大的帮助。罗技60美元的Litra Glow夹子灯可以产生柔和的、令人满意的照明,但任何灯或附近的窗户都有帮助。只要确保它不在你身后。在Zoom的视频设置中,打开润色功能,并启用 “加入会议时总是显示视频预览”。

当分享你的屏幕时,只展示活动窗口,而不是你的整个屏幕。尽量不要在会议期间进行多任务处理–特别是在你做演讲的时候,显然。确保通过启用 “请勿打扰 “来关闭通知。

全世界都知道这一点,但还是要重复一下。当你不说话的时候要保持安静。当你说话的时候,不要忘记取消静音。(使用键盘快捷键,如Zoom中的空格键。)

聊天应用程序的注意事项
不要在Slack或其他公司通信工具上输入任何你不想让雇主看到的内容。你发送的任何信息,无论是在公共组还是私人直接信息,都可能被管理员看到。这甚至适用于你的电子邮件、共享云存储系统和视频通话聊天频道。

如果你的公司使用Slack,你可以到该应用程序的工作场所设置中查看组织关于对话历史记录保留和消息导出的政策。如果你的公司使用不同的软件,请查阅你的员工手册。

我最喜欢的Slack功能是它与谷歌日历和Outlook等日历的第三方集成。激活后,你可以将你的日程安排与你的Slack状态同步,所以当你在开会时,你的空闲时间将被设置为Away,并有一个日历表情符号。当你要参加会议时,你会收到Slack的直接消息,其中有一个加入电话的链接。

频道和群组可能很快就会被淹没了。将你的侧边栏组织成几个部分可以帮助你。右键点击一个频道,选择 “创建一个新部分”。你可以在每个部分的基础上对通知进行静音处理。使用顶部的搜索功能(或输入Command-K),快速找到一个小组或一个人。

设置提醒来重温信息。将鼠标悬停在一条信息上,点击旁边的三个点,然后进入 “提醒我注意此事”。

有很多通知的定制。进入 “偏好”,设置一个接收通知的自定义时间表,这样你就不会在半夜里被通知。也可以在你的移动设备上设置通知,在你的桌面上设置为 “一旦我不活动,就立即通知”。

记得给你的信息添加上下文。不要只说 “嘿”,然后就走了。

像专业人士一样发送电子邮件
微软全球大学招聘总经理Renate Norman表示,过长的电子邮件是一个常见的新生陷阱。她说:”要快速进入主题”。她建议以摘要和你的主要观点或要求开头。你可以稍后添加更多细节,但如果太乱了,就拿起电话。

撤销-发送功能是电子邮件的救星。它将在你的邮件发送给收件人之前给你一个宽限期–也被称为 “whoops “时刻。在Gmail的设置中,你可以将这个撤消期设置为30秒。在Outlook设置中,进入 “邮件”,点击 “撰写和回复”,向下滚动到 “撤销发送”,在那里你可以设置一个长达10秒的时间。做到这一点。

如果你工作到很晚,或者你有同事在不同的时区,你也可以在Outlook中点击更多选项,然后点击发送选项来延迟发送,或者在Gmail中点击发送旁边的向下箭头来使用计划发送。

自带邮件?要小心谨慎
自带设备是越来越多的公司正在采用的一项政策。虽然这意味着你可以使用你最喜欢的手机或笔记本电脑的工作应用程序,但它往往是有代价的:你个人设备上的一些活动可能会被你的雇主监控。

许多公司要求员工在其个人移动设备上下载一个管理配置文件。在安装之前,请审查其权限。常见的权限包括删除所有数据和设置的能力,以及在你的手机被盗时删除应用程序和数据。还在使用你的家庭计划吗?确保你的名字出现在来电显示上。

当你需要在你的个人电脑上工作时,一个简单的方法是使用两个不同的浏览器–例如,Chrome浏览器用于工作,Safari浏览器用于个人事物。

如果这一切看起来让人不知所措,那是因为它确实如此。即使是我们中最有经验的人也会忘记取消静音,不小心发送了一封有错别字的电子邮件。吸一口气。你有这个能力。无论你做什么,只要不从床上放大。

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